معلومات عامة

القواعد الأساسية لكتابة رسالة بريد إلكتروني بشكل احترافي

كتابة رسالة بريد إلكتروني بشكل احترافي

سنتناول في هذا المقال أساسيات كتابة رسالة بريد إلكتروني رسمية واحترافية، وسنركز بشكل أساسي على الأمور التي يجب علينا تضمينها في الرسالة والأمور التي يجب أن نتفاداها، بحيث سنكون في نهاية هذا المقال على اطلاع مسهب فيما يجب أن تكون عليه رسالة بريدنا الإلكتروني الرسمية.

سأنوه قبل البدء في تفاصيل هذا المقال أننا سنتطرق للمقابلات الإنجليزية للعبارات والأساليب التي قد نمر عليها خلال كتابة رسالة بريدنا الإلكتروني.

أول شيء يجب أن تركز عليه في مقالنا هذا، حتى وقبل كتابة أي حرف في رسالتنا تلك، هو عنوان البريد الإلكتروني الذي ستستخدمه لمراسلاتك الرسمية، هل العنوان مكتوب بشكل رسمي حتى ترسل من خلاله رسالتك الرسمية تلك! (رسالة طلب عمل، أو إجراء مقابلة عمل مهمة …إلخ)، فأول شيء يجب أن تتأكد منه هو امتلاكك لبريد إلكتروني معنون بطريقة رسمية.

خذ على سبيل المثال عنوان بريدي الإلكتروني: [email protected]، ستلاحظ احتوائه على اسمي الأول واسم العائلة فقط، ودون تفاصيل أخرى، وهذا طبعا سيساعد قارئ الرسالة على معرفة هوية المرسل بسهولة، في حين بريد كهذا مثلا: [email protected] هو بالتأكيد غير مناسب للقيام بمراسلة رسمية من خلاله.

الآن لنخض في تفاصيل رسالتنا، ولنتعرف على أجزائها الرئيسية، وما يتوجب علينا التركيز عليه في كل جزء منها.

الأجزاء الرئيسية الأربعة هي كالتالي:

  1. سطر الموضوع.
  2. التحية.
  3. نص الرسالة.
  4. الخاتمة.

يبدو الأمر بسيطا في البداية، ولكن التدقيق في تفاصيل تلك الأجزاء سيكون جهدا لا خسارة في القيام به.

أولا سطر الموضوع:

هو ما سنكتبه في مقدمة رسالتنا، ويجب أن يعبر عما تتضمنه، أو بعبارة أخرى، الهدف من سطر الموضوع هو تهيئة القارئ للخوض في أسطر تلك الرسالة.

لنأخذ هذا الأمثلة لتوضيح الفكرة: أمثلة غير مناسبة لتكون في سطر الموضوع:

  • الموضوع: السلام عليكم.
  • الموضوع: عزيزي عبد الباسط.

أمثلة مناسبة لسطر الموضوع:

  • الموضوع: طلب مقابلة.
  • الموضوع: إلغاء العمل بأمر سابق.

كان المثالان الأخيران محددين ومعبرين عن محتوى الرسالة بشكل واضح، على عكس المثالين الأولين.

الآن ننتقل إلى التحية التي يجب أن تكون رسمية وأن لا تكون شعبية قدر المستطاع:

إن كنت تعرف بعض المعلومات عن متلقي الرسالة، فقد يجعل هذا الأمر أسهل فيما يتعلق بهذا الجزء.

على سبيل المثال، إن كان المتلقي أنثى، نادها في الجزء المخصص للتحية بـ”آنسة إسراء“ أو ”Mrs. Esraa“، لكن في حين كنت غير متأكد من جنس متلقي الرسالة استخدم ألقاب لا تحدد جنس القارئ.

فإن كنت على معرفة بدور المتلقي الوظيفي في الشركة، أو الجامعة، أو المكتب… إن كان مثلا مديرا تنفيذيا، أو دكتورا …إلخ، فاستخدم هنا دوره الوظيفي كلقب للتحية.

طبعا سيكون هذا الجزء بالتحديد غير مفيد عند الكتابة باللغة العربية، حيث سنقع في فخ الأسماء المؤنثة والمذكرة، لكن في حال كانت كتابتنا لرسالتنا هذه باللغة الإنجليزية فستكون هذه النقطة مفيدة جدا في حال عدم معرفة جنس المتلقي، فقد نجد أنفسنا في بعض الثقافات أمام أسماء تستخدم لكلا الجنسين، مثل (ضياء) أو (نور)، أو حتى أحيانا بعض الأسماء كـ(علاء) و(آلاء) التي لها نفس المقابل بالحروف اللاتينية، وهذا كله يجعلنا عاجزين عن تحديد جنس الشخص الذي سنرسل له رسالتنا تلك، وحيلة كهذه ستكون مفيدة للغاية.

سيكون جزء التحية كالتالي: Dear Professor Alaa

حيلة أخرى يمكن الاستفادة منها في كتابة التحية باللغة الإنجليزية والعربية (مع مراعاة ثقافة المتلقي)، في رسالة بريدنا الإلكتروني، هي وفي حال عدم معرفتنا سوى لجنس المتلقي (لم نعرف اسمه، ولا حتى دوره الوظيفي)، فيصبح بالإمكان كتابة التحية كالتالي:

  • Dear Sir
  • Dear Madam

وسيكون المقابل العربي لها كالتالي:

  • أستاذي العزيز
  • آنستي العزيزة

في بعض الأحيان، كمراسلة شركة طيران أو بنك، قد تكون عبارة مثل: ”إلى من يهمه الأمر“ موفقة هنا، والمقابل الإنجليزي لها: ”To whom it may concern“

وإن كنت تراسل مجموعة ما، فعبارات كالتالي ستكون مفيدة ومناسبة لهذه الحالة:

Dear Members of the Committee ”أعزائي أعضاء اللجنة“، أو Dear Markeying Groub ”أعزائي في مجموعة التسويق“، أو Dear Sales Team ”أعزائي في فريق المبيعات“.

لننتقل الآن لمناقشة نص رسالة البريد الإلكتروني، وهو الجزء الأكبر من رسالتنا:

طبعا يجب أن يحتوي على المراد الأساسي من الرسالة، ويجب أن يكون أكثر تفصيلا، لكن تذكر، أنت لا تقوم هنا بتأليف كتاب! فلا تفكر أبدا في جعل نص رسالتك مطولا، اختصره قدر المستطاع وأدرج فيه التفاصيل الأساسية فقط.

وحاول كذلك أن تجعل نصك هذا يتكون من فقرة واحدة أو فقرتين فقط، ولا يجب أن تزيد كل فقرة عن 3 إلى 4 جمل.

قبل مناقشة محتوى النص بتفصيل أكثر، هناك أمور في غاية البساطة ولكنها أساسية جدا في النص، وفي كل أجزاء الرسالة، لذا عليك أن لا تهملها أبدا: وهي الانتباه إلى الأخطاء الإملائية، والنحوية، والاهتمام بعلامات الترقيم، وفي حالة الكتابة باللغة الإنجليزية عليك أن تعرف متى يتعين عليك الكتابة بأحرف كبيرة.

الآن لندخل في تفاصيل نص الرسالة:

في حال كنت تطلب في نصك هذا أمرا ما من المتلقي، احرص على أن تتضمن رسالتك على طلبين كحد أقصى، وتجنب أن يكون محتواه متضمنا توبيخا أو إلقاء باللوم على المتلقي، فهذا سيحوله تلقائيا لوضع الدفاع عن موقفه بدل أن يتوجه لتنفيذ ما طلبت منه.

إن كنت تريد مثلا التنويه لأمر لم ينه تتفيذه المتلقي، أو أمر لم تحصل على رد عليه من طرفه، هناك استراتيجية تدعى “إلقاء اللوم على النفس”، ستجعل من محتوى رسالتك أكثر حنكة، وفي نفس الوقت أكثر رسمية.

يجب أن تكتب في رسالتك هنا شيئا من هذا القبيل: Perhaps my order was incomplete ”ربما لم يكن طلبي كاملا..“، وبعدها أشر للتقصير الذي قام به المتلقي في حالتك تلك.

بالمقابل، احرص دائما على أن تتضمن رسالتك عبارات الشكر والثناء، فعندما تطلب الحصول على معلومات، أو القيام ببعض الإجراءات من متلقي الرسالة -حتى ولو كان هذا من ضمن عمله- فليس هناك شخص منهمك بعمله يحبذ تلقي الأوامر من شخص لا يقدر جهده.

الجزء الأخير من رسالتك هذه، هو الخاتمة:

أبقها قصيرة جدا، وبسيطة، أضف مثلا: Regards، أو Best Regards ”مع تحياتي“، هذا سيكون محتوى رسالتك بقالب احترافي ورسمي.

لا تنس إضافة توقيعك في آخر الرسالة، الذي سيكون عبارة عن اسمك الأول، واسم عائلتك، بدون أي ألقاب، أو أية إضافات أخرى، على هذا المنوال: Abdullbaset Naoura، وبإمكانك أيضا إرفاق أي وسيلة للتواصل قد يحتاجها المتلقي غير بريدك الإلكتروني، كرقم هاتفك مثلا.

كخطوة أخيرة قبل الضغط على زر الإرسال، أجر فحصا لمحتوى رسالتك، وتأكد من عدم وجود أية أخطاء في الكتابة، أو أخطاء تتضمن الوقوع في التحذيرات السابقة، أو عدم اتباع الإرشادات أعلاه، وتأكد من كون عباراتك، ومحتواك بشكل عام متوافقا مع ثقافة المتلقي.

الآن اضغط على زر الإرسال.

هذه هي الأساسيات، إن أردتم التوسع أكثر فهذا المقال مترجم من إحدى فيديوهات الدورة التدريبية التي بعنوان ”How to write professional emails in english“ على منصة coursera، جربوه من هنا، أو انتظروا مقالات أخرى عن هذا الموضوع هنا على موقع ”دخلك بتعرف“ مستقبلا.

عدد القراءات: 690