يزن الجمعة
في بيئة العمل الديناميكية السائدة اليوم، أفضل طريقة لتحافظ بها على عملك هي أن تظهر لرئيس عملك أنك لا يُستغنى عنك.
إذا كنت أحد مستخدمي التقنية في العمل فلا بد من أنك تستخدم برنامج (إكسل) في العمل، وكذلك يستخدمه رئيسك، وقد يكون زملاؤك ممتازين (أو أفضل منك) في مهامهم الأساسية، ولكن مهاراتهم في استخدام (إكسل) قد تكون ناقصة، وإذا علم رئيسك أنك الشخص الذي يلجأون إليه عندما يطلبون المساعدة في برنامج (إكسل)، فذلك سيضعك في آخر قائمة الذين قد يفكر في طردهم.
وهذه عشرة نصائح ممتازة لاستخدام برنامج (إكسل) ستجعلك الموظف الأعلى قيمة في قسمك:
1. إزالة البيانات المكررة:
قد تستدعيك رئيستك إلى مكتبها، وتشير إلى شاشة حاسوبها وتقول: ”انظر إلى فوضى هذا الجدول البياني! انظر إلى كل هذه الصفوف المكررة! هل يمكنك إعادة ترتيب هذا الجدول؟“ ستبدو كبطل عند مساعدتها وكل ما تحتاجه هو بضع ثوان، والقليل من النقرات.
حدد كل الخلايا وانتقل إلى قائمة (البيانات – Data) ثم اضغط على خيار (إزالة البيانات المكررة – Remove duplicates) ويمكنك أن تحدد للبرنامج التدقيق في أعمدة محددة، ولكنك ستحتاج غالباً لأن يدقق في كامل الملف، في النهاية اضغط على موافق (Ok).
2. استعادة ملفات (إكسل) الضائعة:
إذا سنحت لك الفرصة لاستخدام هذه النصيحة، فلن تحافظ على عملك وحسب، بل قد تحصل على ترقية.
إذا كانت رئيستك تعمل على جدول بياني وانهار الحاسوب أو برنامج (إكسل) لسبب ما، وأدى ذلك لفقدانها عملها غير المحفوظ، يمكنك على الأرجح استعادة الملف الذي فقدته عبر القيام بما يلي:
توجه إلى قائمة (ملف – File) في شريط الأدوات في (إكسل) ثم اختر نافذة (معلومات – Info) ثم اضغط على (إدارة الملفات – Manage Workbook) وعندها سترى خيار (استعادة الملفات غير المحفوظة – Recover Unsaved Workbooks)، وعندما تضغط على هذا الخيار ستعثر على قائمة بالملفات غير المحفوظة، ويمكنك استعادتها بالضغط عليها واختيار (فتح – Open).
3. استخدام خاصية (Vlookup) لجمع البيانات من ملفات مختلفة:
أدين لهذه الخاصية بالحفاظ على عملي خلال سنوات عملي الأولى في عمل سابق، باستخدام هذه الخاصية يمكنك دمج البيانات من جدولين بيانيين مختلفين بالاعتماد على وجود محتوى عموٍد مشترك في الجدولين.
على سبيل المثال: لنقل إن لديك قائمة بأفضل الزبائن فيها أسماؤهم وعناوينهم في جدول واحد، ولديك جدول آخر فيه أسماء المسجلين في الموقع الإلكتروني مع أسمائهم وعناوين بريدهم الإلكتروني، يمكنك استخدام (VLOOKUP) لجلب عناوين البريد الإلكتروني من أحد الجدولين، ودمجها مع قائمة أفضل الزبائن من الجدول الآخر.
لاستخدام هذه الخاصية عليك في البداية أن تلصق الجدولين المراد دمجهما في الملف ذاته (إذا لم يكونا في الملف ذاته مسبقاً) ثم اذهب إلى الخلية التي تريد أن تظهر فيها نتيجة الدمج واكتب:
متبوعة بعنوان الخلية التي تريد دمجها، فإذا كان الاسم هو العنصر المشترك بين الجدولين وكان موجوداً في الخلية (A2) فعليك كتابة:
ثم أدخل فاصلة واضغط على النافذة التي تأخذك إلى الجدول الثاني وحدد كافة الخلايا التي تريد البحث فيها، وستحصل على مجال خلايا مثل:
حدد ذلك المجال واضغط على F4 وهذا سيؤدي لوضع علامة $ أمام أسماء الخلايا، لذا ستبدو معادلتك الآن على الشكل:
الآن عليك إدخال فاصلة متبوعة برقم الأعمدة -بعيداً عن الجهة اليسرى من الجدول- وستحتاج للذهاب وإيجاد البيانات المطلوبة (في هذه الحالة هي عناوين البريد الإلكتروني)، أدخل فاصلة ورقم صفر وأغلق القوس في النهاية ثم اضغط Enter، ستبدو معادلتك النهائية بهذا الشكل:
4. استخدم الجداول المحورية لتلخيص البيانات:
لنقل إن لديك جدولاً ممتلئاً بالعناصر كالمنتجات، وكل من هذه العناصر هو جزء من فئة، يمكّنك (إكسل) من إنشاء جداول محورية تظهر لك تلخيصاً لبياناتك حسب الفئة.
كمثال: إذا احتوى جدولك على عمود فيه أكثر الألبومات مبيعاً مع عمود لنوع الموسيقى، سيعطيك الجدول المحوري المجموع الكلي لأنواع من اختيارك كالروك والجاز والبوب.
لإنشاء جدول محوري عليك تحديد كل الخلايا التي تحتوي على بيانات ثم اضغط على (الجدول المحوري – PivotTable) في نافذة (إدراج – Insert) واضغط على موافق في مربع الحوار الذي سيظهر، وسينتج عندك جدول محوري فارغ في نافذة جديدة، اضغط على أسماء الأعمدة التي تريد تلخيصها وسيمتلئ جدولك تلقائياً.
5. استخدم خاصية تحويل النص إلى عمود لتفريق البيانات المحددة بفواصل:
لنفترض أن رئيسك حصل على قائمة أسماء مكتوبة على الشكل التالي ”اللقب، الاسم“ وعند لصقها في عمود من جدولك البياني تدرك أنك بحاجة إلى فصل اللقب عن الاسم، لا توجد مشكلة.
حدد العمود الذي تريد فصله إلى عمودين واذهب إلى نافذة (بيانات – Data) أعلى الشاشة ثم اضغط على (تحويل النص إلى أعمدة – Text to Columns) ثم اختر (محدودة – Delimited) واختر (فاصلة – Comma)، إذا كانت قائمتك غير مفصولة بفواصل، يمكنك أيضاً اختيار (الفراغات، الفواصل المنقوطة، علامات التبويب) أو أيّ علامة أخرى كفواصل.
6. ارسم قطراً في خلية:
هذه الحيلة جيدة للاستعراض أكثر من كونها عملية، ولكنها ستثير إعجاب رئيسك.
يمكنك رسم خط قطري في الخلية الرأسية (أو أي خلية أخرى) لمساعدتك على فهم جدول بياناتك، لنقل مثلاً أن لديك عموداً فيه قائمة بأسماء الكتّاب، وعمود ملحق يحتوي على عدد المقالات التي كتبها كل كاتب خلال شهر، عوضاً عن وضع عنوان فوق الترويسة مثل (عدد الخلايا) يمكنك استخدام الخط القطري لتظهر الكتابة في ذات الخلية (A1) مع ترويسة الاسم.
لرسم خط قطري اضغط بزر الفأرة اليميني على الخلية (الخلية A1 في هذه الحالة) حيث تريد للقطر أن يظهر، ثم اختر (تنسيق الخلية – Format cells) واذهب إلى نافذة (الحواف – Borders) واضغط على المربع ذي الخط القطري ثم اضغط موافق.
اكتب قسمي العنوان الذي تريد فصله في الخلية ثم اضغط Alt+Enter لرسم خط فصل واحد على الأقل بينهما، وستحتاج على الأرجح لاستخدام زر المسطرة لتحريك أحد السطور إلى اليمين.
7. فتح جداول بيانات غوغل (Google Sheets) في (إكسل):
لا تعتمد جميع المؤسسات على برنامج (إكسل)، ماذا ستفعل إذا أرسل أحد شركائكم لرئيسك رابطا لملف جدول بيانات من (غوغل) وأردت تعديل هذا الملف في (إكسل)؟
ستبدأ بإخبار رئيسك أنك ستتولى هذا الأمر وأن ذلك لن يسبب مشكلة لديك.
لفتح جدول بياني من (غوغل) في (إكسل) عليك تحميله في البداية، افتح الجدول في متصفحك واختر (تحميل كـ…) من قائمة المهام، ثم اختر (ملف إكسل – Microsoft Excel .xlsx) وافتحه بعد التحميل في برنامج (إكسل) على حاسوبك.
8. أنشئ جدول (HTML) في (إكسل):
يمكنك حفظ جدول بياني من الإنترنت، ولكن إذا أردت إنشاء نوع محدد من جداول (HTML) من صيغة (DIV) أو صيغة أخرى، يمكنك استخدام معادلة (Excel’s CONCATENATE) لإنشاء المحتوى الذي تريده.
إذا تضمن عملك نشر محتوى على شبكة الإنترنت ولم تستطع تصدير البيانات مباشرة من (إكسل)، فسوف تحتاج حتماً إلى هذه الخاصية.
أنشئ عموداً إلى يمين الخلايا واكتب
فيها، يمكنك عندها دمج بيانات (HTML) مع البيانات من كل خلية، ستحتاج فقط إلى فصل كل عنصر من المعادلة بفاصلة وإغلاق كل سطور (HTML) بعلامتي اقتباس (“).
كمثال: إذا كان العمود (A) فيه اسم، والعمود (B) فيه عنوان، فسيبدو عمود (HTML) بهذا الشكل:
وعندما تحصل على المعادلة بالشكل الصحيح، يمكنك لصقها في السطور الأخرى وستتغير عناوين الخلايا تلقائياً، في السطر الثالث مثلاً ستصبح عناوين الخلايا (A3) و(B3)، وفي النهاية يمكنك نسخ ولصق هذه البيانات من صيغة (HTML) في محرر النصوص أو الـ(CMS).
9. جمّد بعض الأجزاء لتجعل قراءة الجدول أسهل:
إذا كان لديك جدول ضخم وفيه سطر عناوين وعمود يحتوي على معلومات هامّة -كأسماء الزبائن مثلاً- ولدى انتقالك إلى العمود (AA) لترى مبيعاتك قبل عامين ونزولك للسطر 50، عندها لن تستطيع رؤية اسم الزبون أو سطر العناوين مما قد يؤدي لارتباكك وعدم فهم رئيسك لما تشرحه له إذا كنت تعرض عليه معلوماتٍ ما.
لتجنب ذلك يمكنك تجميد بعض الأعمدة والسطور لتبقى في أماكنها على الشاشة طوال الوقت، حتى عند انتقالك لرؤية خلايا بعيدة عنها، عليك فقط الضغط على الخلية التي تقع تحت السطر الذي تريد تجميده ويسار العمود الذي تريد تجميده (في كثير من الحالات تكون الخلية B2) ثم انتقل إلى قائمة (عرض – View) واضغط على (تجميد العناصر – Freeze Panes).
10. استخدم اللصق المخصص لنقل بياناتك:
يحدث هذا طوال الوقت، عندما تكون لديك بيانات مصطفة بشكل عمودي ولكنك تريدها أن تصطف بشكل أفقي، فربما نسخ رئيسك قائمة عمودية بأسماء الموظفين من موقع الشركة الإلكتروني ويريد الآن أن يخصص عموداً لكل موظف.
لنقل البيانات من الوضع الأفقي إلى العمودي أو العكس، عليك أولاً تحديد ونسخ العمود أو السطر الذي تريد تغيير اتجاهه، واضغط بزر الفأرة اليميني على الخلية التي تريد أن تبدأ البيانات منها، ثم اختر (لصق مخصص – Paste Special) وتحقق من مربع الحوار ثم اضغط موافق.
ملاحظة:
كتبت النصائح السابقة على أساس ملف (إكسل) يتجه من اليسار لليمين، يرجى مراعاة اتجاه النص عند تطبيق هذه الخواص، ونرجو أن تكونوا قد استفدتم من هذه الخاصيات المميزة.
